Apa itu Continuous
Improvement (CI)?
Continuous improvement adalah usaha-usaha berkelanjutan yang dilakukan untuk mengembangkan dan memperbaiki produk, pelayanan, ataupun proses.
Tujuan usaha-usahanya :
- Untuk mencari dan mendapatkan “bentuk terbaik” dari improvement yang dihasilkan
- Yang memberikan solusi terbaik bagi masalah yang ada
- Yang hasilnya akan terus bertahan dan bahkan berkembang menjadi lebih baik lagi.
Tools yang digunakan untuk menjalankan misi Continuous
Improvement adalah “pemodelan kualitas empat langkah” yang disebut PDCA
(Plan-Do-Check-Act), yang dikenal juga dengan sebutan Siklus Deming atau Siklus
Shewhart.
PDCA (Plan-Do-Check-Act) :
- Plan: Tahap dilakukannya identifikasi peluang untuk perubahan dan rencana bentuk perubahan yang akan dilakukan.
- Do: Implementasi perubahan dalam skala kecil.
- Check: Menggunakan data untuk menganalisa hasil dari perubahan dan menentukan apakah perubahan yang dilakukan telah / akan mendatangkan perbedaan yang berarti.
- Act: Jika perubahan dianggap sukses, implementasikan perubahan tersebut dalam skala yang lebih besar dan pertahankan hasilnya. Jika perubahan belum mendatangkan perbedaan yang berarti, ulangi kembali siklus PDCA.
Metode lain yang sangat populer untuk Continuous
Improvement, seperti : Lean, Six Sigma, atau TQM (Total Quality Management),
mendorong keterlibatan karyawan dan membutuhkan kemampuan teamwork yang baik.
Metode tersebut mendorong perusahaan untuk mengukur dan melakukan sistematisasi
proses, mengurangi variasi, mengurangi cacat (defect), dan memperpendek cycle
time.
Apa itu Continuous
atau Continual?
Continuous dan continual improvement adalah dua istilah yang sering digunakan secara bersilangan. Namun beberapa praktisi quality berpendapat bahwa keduanya memiliki makna yang berbeda. Berikut perbedaannya:
Continual Improvement: adalah istilah yang lebih luas, yang
digunakan oleh W. Edwards Deming untuk merujuk kepada proses improvement yang
sifatnya umum (luas) dan meliputi improvement yang “terputus”.
Terdapat beberapa pendekatan yang berbeda dan meliputi bidang-bidang yang
berbeda pula.
Continuous Improvement: adalah bagian tersendiri dari
continual improvement, dengan fokus yang spesifik merujuk kepada improvement yang
linear dan terus berkembang untuk diterapkan pada proses yang telah ada.
Beberapa praktisi juga mengaitkan continuous improvement dengan teknik-teknik
proses kontrol yang akrab dengan utilisasi ilmu statistik.
Mengimplementasikan CSI adalah menanamkan perilaku yang baik dan mengarahkan kebiasaan yang baik sampai hal tersebut menjadi cara hidup sehari-sehari. Penyedia layanan IT harus mengembangkang budaya pengukuran yang secara berkelanjutan menguji nilai, kualitas, performan, dan memenuhi layanan sesuai portofolio dan mengimplementasikan inisiatif yang memungkinan terpenuhinya kebutuhan bisnis.
Berikut adalah fakta yang benar :
- Sesuatu yang tidak dapat didefinisikan tidak akan dapat dikontrol
- Sesuatu yang tidak dapat dikontrol tidak akan dapat diukur
- Sesuatu yang tidak dapat diukur maka tidak akan dapat diperbaiki
Selama bertahun-tahun keselarasan antara IT/Bisnis telah
menjadi mantra dari kesuksesan manajemen pelayana IT; walaupun secara definisi,
aksi untuk menyelaraskan membutuhkan dua entitas yang terpisah dengan tujuan
dan objektif yang terpisah yang juga harus diselaraskan.
Pada lingkungan yang kompleks saat ini, menjadi lebih sulit
menentukan perbedaan antara layanan IT dan layanan bisnis. Sebagai garis yang
kabur, melihat dari keselarasan saja tidaklah jadi cukup; IT harus menjadi
bagian yang terintegarsi dengan bisnis. Tidak akan dapat lagi ada organisasi
yang terpisah dengan tujuan dan objektif yang berbeda tetapi lebih kepada
fungsi operasi bisnis yang terintegrasi karena berfungsinya layanan IT.
Kapan sebaiknya perbaikan dilakukan?
Salah satu prinsip kunci dari buku CSI menyebutkan
kesempatan untuk perbaikan dapat ditemukan pada setiap tahapan dari daur hidup
sebuah layanan. Tidak perlu menunggu sampai sebuah layanan selesai dan
dimulainya operasi untuk kegiatan perbaikan. Ukurlah sekarang dan perbaikilah
saat ini juga.
Ilustrasi Daur Hidup Layanan
Penjelasan ilustrasi daur hidup layanan :
- Pada tahapan pertama dari manajemen layanan adalah strategi layanan (service strategy), mencakup mendesain tujuan, mengembangkan dan mengimplementasikan manajemen pelayanan baik sebagai kapabilitas organisasi maupun sebagai aset startegik.
- Tahapan kedua desain layanan (service design), tahapan ini focus pada memastikan bahwa layanan IT yang ditawarkan kepada bisnis memenuhi ojektifitas dari bisnis tersebut.
- Tahapan ketiga transisi layanan (service transition), tahapan ini focus pada menciptakan jalan yang lancer/ luwes dari mulai tahapan desain dan pengembangan sampai ke operasi.
- Tahapan terakhir adalah operasi layanan (service operation), pada tahapan ini dilakukan usaha yang keras agar operasi prioritas dapat di kelola dengan efektif, seperti ketersediaan layanan IT untuk bisnis, optimalisasi penggunaan infrastruktur yang tersedia; menyelesaikan isu; dan mengontrol kebutuhan dari layanan.
Referensi
