Tujuan
Audit Sistem informasi
1. Mengamankan Asset
Aset (aktiva) yang berhubungan dengan instalasi sistem informasi mencakup:
perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), manusia (people), file
data, dokumentasi sistem, dan peralatan pendukung lainnya.
2. Menjaga Integritas Data
Integritas data berarti data memiliki atribut:
kelengkapan, baik dan dipercaya, kemurnian, dan ketelitian. Tanpa menjaga
integritas data, organisasi tidak dapat memperlihatkan potret dirinya dengan
benar atau kejadian yang ada tidak terungkap seperti apa adanya.
Keputusan maupun langkah-langkah penting di organisasi salah sasaran karena
tidak didukung dengan data yang benar. Oleh karena itu, upaya untuk menjaga
integritas data, dengan konsekuensi akan ada biaya prosedur pengendalian yang
dikeluarkan harus sepadan dengan manfaat yang diharapkan.
3. Menjaga Efektifitas Sistem
Sistem informasi dikatakan efektif hanya jika sistem tersebut dapat mencapai
tujuannya.
perlu upaya untuk mengetahui kebutuhan pengguna sistem tersebut (user), apakah
sistem menghasilkan laporan atau informasi yang bermanfaat bagi user. Auditor
perlu mengetahui karakteristik user berikut proses pengambilan keputusannya.
4. Efisiensi
Dikatakan efisien jika ia menggunakan sumberdaya seminimal mungkin untuk
menghasilkan output yang dibutuhkan. Pada kenyataannya, sistem informasi
menggunakan berbagai sumberdaya, seperti mesin, dan segala perlengkapannya,
perangkat lunak, sarana komunikasi dan tenaga kerja yang mengoperasikan sistem
tersebut.
Studi
Kasus Sistem Informasi KFC (Kentucky Fried Chicken)
Deskripsi
Perusahaan
KFC merupakan contoh
perusahaan pertama yang memanfaatkan perkembangan Teknologi komputer yang
menjadi dasar penerapan aplikasi nyata penggunaan media komunikasi dan
pengolahan data perusahaan. Perusahaan ini terus mengembangkan sistem
informasinya untuk menunjang bisnisnya agar lebih efektif dan berdaya saing
tinggi. KFC mengggunakan sistem informasi berbasis komputer untuk mengembangkan
sistem order yang berbasis internet, melengkapi sistem order via telepon.
Bahkan merambah ke sistem jejaring sosial seperti facebook dan twitter untuk
membangun komunitas melalui situs tersebut serta berbagai penawaran promo via
email dan internet. Hal ini terbukti meningkatkan keuntungan perusahaan. Evaluasi
salah satunya dilakukan berdasarkan masukan dari konsumen untuk meningkatkan
kualitas produk, layanan dan fasilitas melalui Brand Image Tracking
Study (BITS) dan Champs Management System (CMS).
KFC berada dibawah
naungan perusahaan yang sama, yaitu YUM! Brands inc, yang merupakan perusahaan
publik di Ameika serikat yang juga pemilik warlaba Taco Bell, Pizza Hut,
A&W, dan Long Jhonn silvers.
Sistem
Informasi Yang Digunakan Pizza Hut
Memberikan pelayanan yang
terbaik adalah visi dari KFC. Untuk itu KFC merancang suatu sistem informasi
yang berbasiskan IT sehingga bisa menunjang seluruh aktivitas bisnis KFC.
Sistem informasi di KFC mencakup Operating Support System (OSS) dan Managing
Support System (MSS).
- Operating Support System
Sistem pendukung operasi
semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan
oleh para manajer. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah
untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses
industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan, serta memperbarui
database perusahaan. Operating system yang digunakan oleh KFC dibagi kembali
menjadi beberapa macam yaitu:
a. Transaction Processing System (TPS)
KFC dalam melakukan transaksi
telah mempunyai jaringan komputer yang terintegrasi dengan customer yang
menyediakan informasi pemesanan. Transaction Processing System yang
digunakan oleh KFC adalah Point of Sale (POS) System, yang merupakan
bagian yang paling vital dalam proses operasional, transaksi dengan konsumen
yang melibatkan interaksi langsung dengan pelanggan dan database perusahaan
secara simultan, kemampuan hardware dan software yang dapat diandalkan
merupakan faktor kunci kelangsungan operasional.
Aliran kerja Operasional
KFC diterjemahkan dari secara baku ke dalam proses otomatisasi. Pesanan
diterima pelanggan oleh sistem point of sale (Order station) yang akan di
catat oleh work station sebagai pengumpul data kolektif dari beberapa order
station. Kemudian pesanan akan langsung 10 diproses oleh dapur
dengan hard copy document transaction sebagai perintah kerja. Seluruh
data transaksi kemudian disimpandalam file server, sedangkan driver routing
diperlukan sebagai pengawas kegiatan operasional yang akan dipantau langsung
oleh Head Quarter melalui jaringan WAN.
b. Enterprise
Collaboration System (ECS)
Perusahaan waralaba KFC
telah mulai melakukan aliansi bisnis dengan menggunakan intranet, ekstranet,
dan internet untuk membangun jaringan komunikasi global baik dengan customer,
pihak internal, supplier, dan pihak lainnya yang terkait dalam system.
Merupakan sistem informasi yang berkaitan dengan tim pendukung, kelompok kerja,
peningkatan komunikasi dan produktivitas perusahaan dan kolaborasi mengenai
bentuk aplikasinya, dan otomatisasi pekerjaan. Misalnya memfasilitasi dalam
elektronik mail untuk mengirim dan menerima pesan elektronik, dan termasuk
menggunakan video conference dan lain-lain.
Sistem ini juga digunakan
untuk keperluan koordinasi dan pertukaran informasi di internal perusahaan,
misalkan antar outlet KFC akan dihubungkan ke dalam satu jaringan sehingga
koordinasi dan pertukaran informasi dapat mudah dilakukan.
c. Process Control System
KFC telah
mengembangkan in house system bernama KFC Management
System. Sistem ini menyediakan aplikasi yang mendukung store manager untuk
melakukan bussiness forecasting, Inventory management dan human resource
management. Process control ini, outlet-outlet KFC dapat beroperasi dengan
efektif dan efisien sehingga memaksimalkan profit. sistem ini tersambung secara
otomatis dengan kantor pusat (Head Quarter), sehingga para manager dapat
memonitor performa, melakukan kontrolserta koordinasi dengan tiap outletnya.
- Management Support System
Sistem ini muncul ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan
informasi dan dukungan dalam pengambilan keputusan yang efektif oleh para
manajer. Karena menyediakan informasi dan memberikan dukungan dalam pengambilan
keputusan oleh semua level manajer dan profesional bisnis adalah tugas yang
cukup sulit, maka diperlukan suatu sistem pendukung operasi yang disebut dengan
sistem pendukung manajemen.
a. Management Information System (MIS)
Sistem Informasi ini
menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan kepada para manajer dan
professional bisnis. Contohnya kepada manajer penjualan yang dapat menggunakan
informasi melalui jaringan komputer, dan mengakses tampilan tentang keadaan hasil
penjualan produk mereka dan dapat mengakses intranet perusahaan mengenai
laporan analisis penjualan harian, dan sekaligus mengevaluasi hasil penjualan
yang dibuat oleh masing-masing staf penjualan.
MIS yang digunakan pada
KFC adalah KFC’s Field Management System yang menyediakan aplikasi
yang dapat membantu store manager dalam business forecasting, inventory
management dan human resources management. Aplikasi ini akan berupa
suatu bentuk pelaporan yang selanjutnya digunakan oleh perusahaan dalam penentuan
atau pengambilan keputusan pada sistem penunjang keputusan.
b. Decision Support
Sistem (DSS)
DSS suatu sistem yang
memberikan dukungan komputer secara langsung kepada seorang manajer dalam
proses pengambilan/pembuatan keputusan. Seorang manajer produksi dapat
menggunakan DSS untuk menentukan berapa banyak produk yang akan diproduksi
seperti pada perusahaan manufaktur, dengan didasarkan pada perkiraan penjualan
dikaitkan dengan promosi yang akan dilakukan, lokasi dan ketersediaan bahan
baku yang diperlukan dalam memproduksi suatu produk. DSS menyediakan informasi
yang dibutuhkan bagi manager end-user secara interaktif dengan menggunakan
berbagai model analisis, simulasi dan lain sebagainya. Bagi KFC sendiri
penggunaan DSS terlihat ketika setiap store manager dapat memonitor performance
sistem secara langsung dan interaktif, juga dilengkapi dengan management tool
analysis dalam menganalisa business forecasting dan manajemen persediaan.
c. Information Reporting System
Information Reporting
System (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajeral dan end users.
Akses data IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses
sebelumnya oleh transaction processing systems. Informasi produk
memberikan gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi berdasarkan permintaan,
periode maupun ketika terjadi situasi tak terduga.
d. Executive Information System
Sistem Informasi
eksekutif dirancang untuk menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk
informasi informasi selektif tentang faktor-faktor ekslusif dalam menjalankan
tujuan strategis bagi manajemen.
Analisa
Masalah
Dari rangkuman berita
diatas, dapat ditarik beberapa kesimpulan :
- Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh dan digunakan dalam operasi bisnis.
- Memerlukan jaringan untuk melakukan transaksi pemesanan.
- Mendukung store manager untuk melakukan bussiness forecasting, Inventory management dan human resource management.
- Sistem Informasi ini menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan kepada para manajer dan professional bisnis.
- DSS menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi manager end-user secara interaktif dengan menggunakan berbagai model analisis, simulasi dan lain sebagainya.
Kesimpulan
Sistem Informasi yang
diterapkan di KFC yang mencakup Operating Support System (OSS) dan Managing
Support System (MSS) telah di setting sesuai dangan visi perusahaan yaitu
memuaskan pelanggan. Sehingga setiap peningkatan penjualan, peningkatan outlet,
kendala-kendala operasional tidak berpengaruh terhadap kualitas pelayanan KFC.
Pizza Hut dengan tipe
Sistem Informasi ini bisa bersaing dengan kompetitor-kompetitor lain karena
keunggulan strategik yang dimiliki oleh KFC dapat dipertahankan dan juga dapat
diarahkan kepada pengembangan pengembangan produk lain yang bertujuan untuk
meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan.
No comments:
Post a Comment